“Maar Danny, hoe is het daar? Wat moet je allemaal doen? En hoe gaat het er aan toe?” – de laatste dagen heb ik veel smsjes en mailtjes gehad van vrienden, familie en zakelijke relaties die benieuwd zijn hoe het grote project hier in Moskou gaat. In één woord: fantastisch! In deze blog bespreek ik een paar van de dingen die ik heb meegemaakt tot op heden, tijdens de vijfde keer alweer dat ik voor de organisatie werk.

Ons team, bestaande uit internationale experts op het gebied van communicatie, televisie en internet, wordt jaarlijks bijeen geroepen om tijdens het evenement, dat inclusief alle repetities maar liefst drie weken in beslag neemt, de externe communicatie en omgang met de pers regelt. De voorbereidingen gaan natuurlijk het hele jaar door, maar tijdens deze drie weken moet het toch echt allemaal gebeuren. Het Songfestival wordt live gestreamd over internet via een peer-to-peer streamingoplossing in Flash. Dat betekent niet alleen dat de livestream veel capaciteit heeft, van hoge kwaliteit is en door het gebruik van Flash ook nog eens toegankelijk voor bijna alle internetgebruikers wereldwijd.

Een ander punt van aandacht is de bereikbaarheid van de website zelf. We maken gebruik van een Content Distribution Network (CDN) om er voor te zorgen dat de website, ook bij miljoenen bezoekers per minuut -want dat verwachten we kort voor en direct na de semi-finale vanavond en de finale a.s. zondag- goed en snel blijft functioneren. Er wordt gebruik gemaakt van een CDN dat wereldwijd servers gehuisvest heeft om dat mogelijk te maken.

Dan zijn er nog allerlei partners waar we mee samenwerken. Google heeft een speciale Eurovisie-pagina gelanceerd, maar daar zal het niet bij blijven de komende dagen!

In het team heb ik de taken daar waar de technische aspecten van het internet het festival raken. In het perscentrum – dat onderdak moet bieden aan duizenden journalisten – ligt vanzelfsprekend een snelle internetverbinding. Zondag op maandag nacht zullen er honderden fotografen zijn die gigabytes aan foto’s moeten uploaden naar hun opdrachtgevers. Tijdens de live-shows bewaken we de technische processen en mijn collega Sietse Bakker is dan hoofdverantwoordelijke voor al het contact met journalisten en fotografen van de grootste media ter wereld.

Vanochtend kreeg ik een smsje van een vriend waarom ik ’s nachts aan het werk was. Het moge misschien niet helemaal duidelijk zijn: maar hier gaat het werk en de voorbereidingen 24/7 door. Dat betekent weinig slapen en met enige regelmaat een powernap. Je wordt er wel goed in op een gegeven moment, kan ik uit ervaring vertellen! Ik word hier rondgereden in een auto met geblindeerde ramen, van alle gemakken voorzien, en een chauffeur die er bij hoort. 24/7. Ik reis zelf het liefst met het openbaar vervoer in het buitenland, ook een beetje om ‘feeling’ te krijgen met het land en de cultuur te leren kennen, maar dat is hier door de drukte niet te doen. Dat zou te veel tijd in beslag nemen, en die tijd is er niet. Een ander voordeel van deze luxe vorm van transport, is dat er altijd een politie-escorte geregeld kan worden als je heel erg snel ergens moet zijn.

Vanmiddag hadden we een brainstorm met het team van 15 communicatiedeskundigen die verantwoordelijk zijn voor de content van de website van het Eurovisie Songfestival. We hebben het gehad welke informatie de komende dagen extra op de website moet verschijnen, en ze zijn daar direct mee aan de slag gegaan.

Gisterenavond hebben we een kijkje genomen in de Euroclub, de locatie waar alle Eurovisie-feesten (ieder land geeft traditiegetrouw een feest in de weken naar aanloop van het festival) worden gehouden, en dat zag er heel erg spectaculair uit! Verder ben ik heel erg onder de indruk van het land Rusland en de stad Moskou. Ik weet nog niet helemaal wat ik van het leven hier vind, mar ik ben in ieder geval onder de indruk.

We hebben zo een bijeenkomst met alle sleutelfiguren voor de live-show van vanavond, waar ik nu de voorbereidingen voor ga treffen. Hartelijke groeten uit Moskou!