“Vanochtend hadden wij een vergadering, maar niet iedereen was aanwezig. Dat vond ik erg jammer.”

Sinds vorig jaar verzorg ik gastlessen op verschillende hogescholen, universiteiten en andere onderwijsinstellingen op het gebied van ondernemerschap (en nieuwe media en het recht). In eigenlijk alledrie de categorieën is groepscommunicatie een lastig en belangrijk onderwerp, terwijl het in de praktijk erg onderbelicht is in de onderwijsprogramma’s.

Groepscommunicatie? Ja, het complexe antwoord op de vraag hoe je de communicatie in een groep gelijkwaardige personen vorm moet geven, bijvoorbeeld tijdens een vergadering of bijeenkomst. Het valt me op hoe weinig aandacht er voor dit onderwerp is, terwijl het daar juist vaak mis gaat. Veel samenwerkingsverbanden (zakelijk, in bijvoorbeeld een bedrijf, maar ook in privé-situaties zoals in het gezin) hebben te lijden onder ‘communicatiestoornissen’, gebeurtenissen op het vlak van communicatie die ten onrechte een negatieve invloed hebben op het samenwerkingsproces.

Een gevoelig onderwerp blijft altijd het afwezig zijn van een deel van de groep tijdens een vergadering. Veel vergaderingen hebben een semi-vrijwillig karakter, waarmee ik bedoel te zeggen dat het soms geen zakelijke (bijvoorbeeld contractuele) gevolgen heeft als deelnemers niet bij een vergadering aanwezig zijn. Het zorgt voor frustratie, irritatie en praktische problemen bij projecten als niet alle deelnemers altijd aanwezig zijn. Toch denk ik dat een negatieve reactie niet op zijn plaats is.

Zelfbeschikking

Ik leid regelmatig bijeenkomsten en vergaderingen, in mijn eigen bedrijf maar ook in verschillende commissies en besturen waar ik lid van ben. Het zijn proeftuintjes om te experimenteren met ideeën die ik heb om communicatie beter vorm te geven.

Ik vroeg mij af wat voor effect het zou hebben als deelnemers aan een vergadering, de afwezigheid van een of meerdere personen als positief zouden ervaren, in plaats van negatief en irritant. Want zo wordt het meestal ervaren, wat voor een negatieve stemming en verminderde motivatie onder de andere deelnemers.

Zo heb ik met alle leden van een van de besturen waar ik zitting in heb gesprekken gevoerd om mensen te wijzen op hun ‘zelfbeschikkingsrecht’, en dat van anderen. De mogelijkheid van een persoon om er voor te kiezen om een vergadering niet bij te wonen, of met minder/verminderde motivatie deel te nemen aan het groepsproces. Dat is iemands eigen keuze en vaak goed recht. Als je deze persoon vervolgens spreekt kun je daar een opmerking over maken en wat van zeggen, maar het is niet nodig om je te ergeren en ook het groepsproces hoeft er niet altijd door geraakt te worden.

Ik heb daarbij duidelijk gemaakt dat het natúúrlijk wenselijk is dat alle medewerkers altijd aanwezig zijn, en zich voor de volle 100% geven voor het bedrijf en de groepsprocessen. Als dat echter niet gebeurt, dan heeft dat vaak een reden (bijvoorbeeld ziekte, of het verlies van een dierbare) en is dat in de eerste instantie iets waar de personeelsmanager of bijvoorbeeld voorzitter van een vereniging de persoon over moet bevragen. Dat is niet de taak van andere deelnemers aan de vergadering, en daarom is het ook niet nodig om negatieve gevoelens te ervaren als iemand niet (volledig) aanwezig is bij een vergadering.

Minder mensen tijdens een vergadering zie ik zelf juist als een kans. Er zijn minder mensen aanwezig, wat het gesprek en doorhakken van knopen makkelijker maakt. Het is de kans voor iedere deelnemer aan de vergadering om méér invloed uit te oefenen op het uiteindelijke resultaat. En het leuke van dit soort vergadering is dat gemaakte beslissingen vaak bindend zijn voor iedereen.

Door je niet te irriteren aan de verminderde inzet van een andere deelnemer aan het proces, kun je je slagkracht als individu en de vergadering als geheel juist vergroten. En door van iemands afwezigheid niet heel erg een punt van te maken, is het op een later moment als deze persoon weer aanwezig is makkelijker te bespreken. De persoon in kwestie voelt zich minder bezwaard, maar vaak zijn het ook minder geïrriteerde/geëmotioneerde gesprekken waardoor het punt beter en sneller gemaakt kan worden, en de groep verder kan gaan tot de orde van de dag.

Irriteer jij je wel eens als een teamgenoot/bestuursgenoot niet aanwezig is bij een vergadering?