Wat een verschrikkelijke, nietszeggende term is het eigenlijk, “cloud computing”. Wolkencomputergebruik. Zelfs de gemiddelde ict’er, laat staan de gemiddelde mkb’er, voelt de ongrijpbaarheid van de woorden en kan er geen chocolade van maken. Probeer het maar eens, de eerstvolgende keer dat je een whizzkid tegenkomt. Vraag hem of haar, zonder lang na te denken, een sluitende definitief te geven van “de cloud”. Als het lukt is het waarschijnlijk een docent, of iemand die in staat is dat vak zonder moeite te beoefenen.

We zien het vaker: door ontwikkelingen in de samenleving ontstaan nieuwe termen die niet meteen een duidelijke betekenis meekrijgen, dat kan jaren of wel decennia duren. De term “cloud” in relatie tot computers dook waarschijnlijk voor het eerst op in de jaren negentig en kreeg afgelopen decennia meer invulling. Inmiddels is het een verzamelterm geworden voor de opslag en verwerking van informatie op een groter aantal computers die zich niet lokaal, maar op een andere plek bevinden: het internet (public cloud), of een besloten netwerk (private cloud). Welke ontwikkelingen hebben tot de cloud geleid? Welke mogelijkheden biedt de cloud voor ondernemers? En is het niet gevaarlijk in de wolken?

Niet hier, maar daar: in de cloud

Tien jaar geleden was het nog noodzakelijk om voor iedere computertaak een computerprogramma te installeren op je desktop- of notebook-computer, en de gegevens die de programma’s genereerden lokaal op de harde schijf te bewaren. Voor kleine bedrijven betekende dat computers delen met meerdere medewerkers en regelmatig gegevens uitwisselen middels floppy’s en gebrande cd-rom’s. Werd een bedrijf groter, dan werd het tijd om een of meerdere ‘servers’ te installeren: computers die niets anders deden dan gegevens centraal opslaan en, via een bedraad netwerk, die aan de gebruikers koppelen. De servers en het netwerk hadden regelmatig onderhoud nodig en kwamen vergezeld met dure licenties. 

Gelukkig zijn netwerken draadloos geworden en bewaren we data steeds minder vaak lokaal, maar steeds vaker op het internet. Dozijnen vol servers behoren daarmee tot het verleden en tref je meestal alleen nog maar bij de grotere bedrijven aan, vergezeld door een batterij ict’ers of zelfs een of meerdere afdelingen. Zij voelen de pijn nog van dure licenties, kapotte hardware en 24-uurs oproepbaarheid om op ieder moment van de dag problemen te verhelpen.

Met de komst van snellere en goedkopere internetverbindingen en steeds meer internetdiensten zoals Gmail, Exact Online, Moneybird, zijn we steeds minder softwareprogramma’s gaan installeren op onze computers, maar gebruiken we in plaats daarvan onze internetbrowser als toegangspoort tot online applicaties. Gebruikers hoeven zich daarbij niet druk te maken om het installeren van updates — dat doet de leverancier — en de opslag en het delen van data: het is een kwestie van online inloggen en je kunt meteen aan de slag! 

Niet doorlopend back-uppen, maar een doorlopende back-up

Het maken van back-ups was nog niet zo lang geleden een hoofdpijndossier en het ging dan ook vaak mis: corrupte back-ups, vergeten om back-ups te maken, gestolen back-ups. Doordat de prijzen van opslag en snelle internetverbindingen zo goedkoop zijn geworden, houdt niets ons meer tegen om regelmatig een kopie te maken. Via het internet — via bijvoorbeeld Dropbox, Time Capsule (van Apple) of Google Drive — en natuurlijk ook offline, op een externe harde schijf. Sterker nog: het afgelopen decennium is het ook goed gebruik geworden om real time back-ups te maken: niet meer 1x per week, maar ieder moment. Werken in de cloud betekent doorgaans dat de data op meerdere plaatsen, tegelijkertijd, wordt opgeslagen en geback-upt, wat de beschikbaarheid ten goede komt. Maar vraag dit goed na bij de leverancier, en maak ook altijd regelmatig je eigen back-up.

Een bijkomend voordeel van werken in de cloud is dat de informatie altijd, overal en vaak vanaf verschillende apparaten bereikbaar is: óók vanaf je mobiele telefoon, tablet en in de toekomst waarschijnlijk je smartwatch, intelligente bril en (semi-)zelfrijdende auto. Het nadeel kan zijn dat één kleine storing bij de leverancier er voor kan zorgen dat je niet meer verder kunt werken.. Zorg altijd voor een plan B voor hele belangrijke processen en print belangrijke documenten uit om te bewaren in een offline kluis.

Lagere kosten

Omdat internetapplicaties niet meer op de computers van alle gebruikers geïnstalleerd hoeven te worden, maar op één computernetwerk van de leverancier — waar ook alle data wordt opgeslagen —, is het gebruik door schaalvergroting vele malen goedkoper. Daarnaast kan aan de kant van de gebruiker worden bespaard omdat minder (grote) investeringen nodig zijn in computerapparatuur: een eenvoudige laptop volstaat steeds vaker.

Transparanter aanbod

Ondernemers zullen het inzetten van de cloud willen koppelen aan minder administratief werk, een hogere productiviteit, kostenbesparingen en tools om meer omzet te genereren. Individuele internetters zijn op zoek naar verlengstukken van hun sociale leven, manieren om tijd beter en effectiever te benutten. Het mooie is dat alle beschikbare oplossingen zichzelf presenteren op het internet, dat als een grote marktplaats fungeert, waardoor de concurrentie moordend is. Daarom bieden veel aanbieders een gratis proefperiode aan, of zelfs compleet gratis gebruik — al dan niet ondersteund met advertenties. Let daarbij goed op dat je privacy goed is gewaarborgd, dat je data jouw data blijft en dat je makkelijk over kunt stappen naar een andere aanbieder.

Big data zijn voorlopig nog small 

Ondanks een wildgroei aan internetoplossingen, staat deze nieuwe ontwikkeling nog in de kinderschoenen en zijn de meeste oplossingen voor MKB’ers een beetje “dom”. Ze vervangen offline taken en doen wat we van ze vragen, maar voegen niet automatisch iets toe — de papieren agenda verschijnt nu op het scherm, maar berekent nog niet automatisch hoe laat je moet vertrekken om op tijd op je afspraak te komen aan de hand van file-informatie; een facturatieprogramma dat ziet dat je een vaste klant al een tijd geen factuur hebt verstuurd herinnert je niet automatisch dat je hem of haar eens moet bellen; een beveiligingscamera van Dropcam die beelden automatisch verwerkt op een cloudplatform, belt niet automatisch de brandweer als je kantoor in brand staat. Die intelligentie is de eerstvolgende stap die de cloud en bijbehorende toepassingen mee gaan maken.

“Big data” gaat veel gemak brengen en kan ondernemers helpen om hun bedrijf te vergelijken met concullega’s — benchmarken — en te verbeteren door gebruik te maken van kennis gedestilleerd uit analyses gedaan op andere bedrijven in dezelfde sector. Hoe hebben die hun omzet verhoogd en kosten verlaagd?

Voorlopig hoeven we daar alleen nog niet te veel van te verwachten, want het gebruik van “big data” is pas mogelijk als we “small data” op een goede manier gebruiken, en dat is al een groot probleem voor ondernemers en softwareontwikkelaars. Misschien maar beter ook: wie is in het aanstaande bigdatatijdperk de échte directeur van het bedrijf? 

Internet of things: specialistische platforms

Het probleem van big data is ook dat het gewoon te veel data is. Er zijn heel erg weinig mensen op aarde die de creativiteit en wiskundige kennis bezitten om met hele grote hoeveelheden data iets zinnigs te maken, en dat probleem wordt in de toekomst alleen maar groter. Met de komst van de ‘internet of things’, de ontwikkeling dat steeds meer apparaten uitgerust worden met een internetverbinding en gekoppeld kunnen worden aan een cloudplatform, zal de hoeveelheid beschikbare data exponentieel blijven groeien. Als ondernemer moet je je goed afvragen welke beschikbare en te verkrijgen data je écht helpt om een betere ondernemer te zijn. Daarom zullen we ook steeds meer specialisering zien van clouds: er zullen een paar generalistische overblijven (Google, Amazon, Facebook) en steeds meer gericht op specialistische taken. 

Online identiteit

Wat ook een steeds grotere uitdaging wordt, is om onze online identiteit te beheren. Op het internet maken we steeds meer accounts aan en laten we — bewust en onbewust — steeds meer sporen achter. De exponentiële groei hiervan zal er toe leiden dat we steeds vaker worden geconfronteerd met informatie die we niet achter wilden laten, maar ook informatie die we moeten beheren. Ook daar zijn nog geen goede oplossingen voor bedacht.

Bring your own data

De term “telefoon van de zaak” is de afgelopen jaren verdwenen, nu consumententelefoons zoals de iPhone het hebben gewonnen van de loggere, saaiere Blackberrys — en werknemers massaal hun eigen telefoon wilden kunnen gebruiken op het werk. Bring your own device is nu de standaard geworden. Het zijn niet langer de telefoons die bedrijven met elkaar verbinden, maar de platforms. En het zijn nu de platforms die de data beheren die we op onze apparaten laden, maar in de toekomst zullen we zelf ook data meenemen. Je iWatch registreert je hartslag, en de huisarts leest de gegevens uit. Die worden toegevoegd aan het medische dossier dat vervolgens weer in het Landelijk Patiënten Dossier wordt opgeslagen: een private cloud.

Worden bedrijven er beter van?

Vraag krijg ik van directeuren de vraag: kunnen wij met de cloud onze organisatie verbeteren? Mijn antwoord luidt dan steevast: nee, je kunt alleen je medewerkers een fijnere omgeving bieden. Hoewel het internet, sociale media en de cloud prachtige oplossingen zijn, mogen we nooit vergeten dat het mensenwerk moet kunnen ondersteunen. Te vaak wordt een nieuw systeem uitgekozen en rücksichtslos ingevoerd. Daar worden werknemers niet productiever van. Voor welke oplossing in de nieuwe wereld je als bedrijf ook kiest: het is belangrijk dat je dat je eigen mensen laat doen. En geef ze alle tijd en middelen om aan een nieuw systeem te wennen. En werkt het niet? Draai de verandering dan zo snel mogelijk terug. 

Beveiliging?

De mogelijkheden van het nieuwe internet zijn onbegrensd, maar de gevaren zijn groter dan ooit te tevoren. Wie informatie opslaat in de cloud, weet meestal niet wie bij de data kan. Waar het (fysiek) wordt opgeslagen. Hoe goed het is beveiligd. Of er regelmatig back-ups worden gemaakt. Of de aanbieder in kwestie een plan heeft bij een (grote) storing. Of data écht wordt vernietigd als je ergens op de ‘delete’-knop drukt (Facebook verwijderde lange tijd gewiste foto’s niet van hun netwerk). Of geheime diensten met economische motieven meekijken. Het vraagt van ons een hele bewuste, kritische houding. Stel veel vragen aan leveranciers. Doe onderzoek, en zorg er voor dat je veilig voorop blijft lopen. Het alternatief: computerloos werken, is immers ook geen optie meer.